Faktoring przeznaczony jest dla firm prowadzących

sprzedaż towarów i usług innym firmom lub instytucjom, wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności. Przykładowo, przedsiębiorca (nazwijmy go umownie "dostawcą"), który sprzedaje towar, ustala ze swoim odbiorcą, że płatność za dostawę nastąpi w ciągu 30 dni. Jest to czas, w którym formalnie realizowany jest przychód, co powoduje powstanie zobowiązania podatkowego, chociaż gotówka jeszcze nie wpływa. W tym czasie może też zaistnieć potrzeba uregulowania innych należności: za dostawy materiałów do produkcji, wynagrodzeń itp. W tej sytuacji może pomóc faktoring.

Aby otrzymać pieniądze za swoje faktury w krótkim czasie należy przede wszystkim zawrzeć umowę z faktorem. Umowa taka jest zawierana na czas nieokreślony, co stanowi jej przewagę nad umowami kredytowymi zawieranymi zwykle na jeden rok. Nie ma potrzeby corocznego odnawiania umowy.

Zawarcie umowy faktoringu następuje szybko,

ponieważ przesłanki do jej podjęcia są inne niż w np. kredycie bankowym. Ocena zdolności kredytowej ma mniejsze znaczenie, a ważna staje się tzw. faktorowalność transakcji - czyli w skrócie to, czy w standardowym obrocie handlowym dostawcy z jego odbiorcami występują okoliczności utrudniające skuteczne ściąganie należności.

Inną ważną przewagą jest brak obowiązku ustanawiania materialnych zabezpieczeń. Standardowymi formami zabezpieczenia w faktoringu są same faktury (wierzytelności) oraz weksel własny.

Następnie należy powiadomić odbiorców, iż taka umowa została zawarta i na jej podstawie wszelkie prawa wierzyciela zostały przeniesione na faktora. Odtąd płatności za faktury odbiorca będzie kierować na konto faktora, a nie na dotychczasowe konto dostawcy. Jest to jedyna zmiana, jaką odczuje odbiorca towaru.

Powiadomienie takie jest ważne dla faktora, ponieważ może on sfinansować faktury dopiero wtedy, kiedy będzie miał pewność, iż zapłata za nie nastąpi bez przeszkód. Od tego momentu już wszystko działa bardzo płynnie: faktury są na bieżąco przekazywane faktorowi, a przelew pieniędzy od faktora do dostawcy może nastąpić nawet w tym samym dniu.

Pierwsza wypłata, zwana zaliczką, to od 80% do 100% wartości brutto nowo przesłanych faktur. Pozostała część wpływa do dostawcy gdy tylko odbiorca ureguluje należność. Gdy odbiorca nie ureguluje danej należności w terminie, wówczas wyspecjalizowany pracownik faktora kontaktuje się z nim, by wyjaśnić przyczyny braku zapłaty oraz ustalić datę spodziewanej płatności. Opóźnienie dłuższe niż kilka dni powoduje wysyłkę wezwania do zapłaty.

W przypadku, gdy opóźnienie w płatności się przedłużą,

faktor może zaproponować restrukturyzację należności polegającą na rozłożeniu jej na kilka bardziej dogodnych rat. Jeżeli odbiorca uporczywie odmawia płatności, istnieje możliwość - na wniosek dostawcy - wszczęcia windykacji sądowej. Jeśli płatność nie następuje, a opóźnienie przekracza termin, jaki ustalił dostawca z faktorem, może zaistnieć obowiązek zwrotu faktorowi zaliczki wypłaconej wcześniej na tę fakturę. Praktycznie odbywa się to w formie potrącenia odpowiedniej kwoty z kolejnej zaliczki lub też części pozostałości od zapłaconych już faktur, bez konieczności dokonywania fizycznego zwrotu środków do faktora. Ten mechanizm jest bardzo wygodny dla dostawcy i odróżnia faktoring od innych podobnych usług bankowych.

Zwrot zaliczki przez dostawcę (faktoranta) ma miejsce w najbardziej powszechnej odmianie faktoringu - tzw. faktoringu z regresem (faktoring niepełny, niewłaściwy). Jest to najbardziej popularna forma usługi. Istnieje również możliwość zawarcia takiej umowy, w której zwrot zaliczki nie będzie następował, ponieważ transakcja będzie ubezpieczona od braku zapłaty ze strony odbiorcy. Taka usługa to faktoring bez regresu (faktoring pełny, właściwy).